Organizzare una gara di golf, dalla prima idea alla premiazione

Parti dalla data, dal campo e dalla formula di gioco. Poi scegli, per ogni gara, il percorso e il tee. Sembra un dettaglio, ma è la base di tutto il calcolo: course rating e slope dipendono dalla combinazione di percorso, tee e categoria, e da lì deriva il Course Handicap di ogni giocatore. Nove buche vanno benissimo per un pomeriggio aziendale; diciotto hanno senso per un campionato sociale o per una giornata in cui la gara è il cuore di tutto.

Stableford o medal

Nel medal (stroke play) conta ogni colpo, compresi quelli della buca in cui ne sono serviti otto. Nello stableford guadagni punti buca per buca, e una buca disastrosa vale semplicemente zero punti, niente di più. Con un gruppo misto, con Handicap Index da 8 a 54, lo stableford è la scelta più equa e più piacevole: tutti restano in corsa fino alla fine. E non devi nemmeno scegliere. Golfevent ricava dallo stesso cartellino una classifica lorda medal e una classifica stableford; puoi quindi dare la coppa al miglior lordo e il premio di giornata a chi ha fatto più punti.

È il passo che va fatto per primo, ed è quello che più spesso si rimanda. Chiama il circolo con largo anticipo e fissa quante partenze ottieni, da che ora, e se si parte dalla buca 1 o con una partenza shotgun. Nella stessa telefonata concorda i green fee e prenota subito anche la sala per la premiazione e il ristorante.

Poi fai il conto a ritroso dalla fine della giornata. Un esempio con 48 partecipanti: sono dodici flight da quattro. Con un intervallo di dieci minuti, il primo parte alle 9:00 e l'ultimo alle 10:50. Come indicazione di massima, conta circa quattro ore e mezza per 18 buche con flight da quattro, e circa quattro ore con flight da tre. L'ultimo cartellino rientra quindi verso le 15:20. Non fissare la premiazione prima delle 16:00, e comunica quell'orario così com'è al circolo.

Decidi in anticipo in quali categorie c'è qualcosa da vincere, perché da questo dipende quanti premi devi comprare. Golfevent stila due classifiche per ogni gara: il lordo medal e lo stableford. Se uomini e donne giocano gare separate, sono quattro premi principali. Puoi aggiungere tu un nearest to the pin e un longest drive; quelli si segnano con bandierine sul campo e si annotano a mano, perché l'app non li gestisce.

Stabilisci anche chi consegna i premi e a che ora, e tieni la premiazione breve. Un piccolo premio di partecipazione per tutti fa per l'atmosfera più di un unico premio importante. Per il vincitore del lordo medal puoi aggiungere una frase tua, per esempio che si aggiudica il trofeo challenge.

Golfevent parte in modalità di prova. Lì imposti e provi tutto con un massimo di quattro partecipanti: scegliere il campo, fare il sorteggio, compilare cartellini. In modalità di prova non funzionano l'iscrizione online tramite la tua pagina e la pubblicazione dei risultati.

Per andare oltre i quattro partecipanti attivi la gara per 5,00 €, IVA inclusa. È un pagamento unico, valido solo per quella gara: non per giocatore e non al mese. Il pagamento passa da Mollie (iDEAL, Bancontact, KBC/CBC, carta di credito, Apple Pay o Google Pay) e la gara è attiva subito dopo. Fallo prima di diffondere il link di iscrizione, altrimenti i primi iscritti trovano la porta chiusa. Vedi anche le condizioni generali e il diritto di recesso.

Un solo link, nel gruppo WhatsApp o nella newsletter del circolo, ti risparmia gran parte del lavoro. La tua gara ha una pagina tutta sua, con locandina, un testo di presentazione, i tuoi colori e il tuo logo. Sotto c'è il modulo di iscrizione: nome, gara uomini o donne, Handicap Index, un indirizzo e-mail o un numero di telefono e una nota.

Imposta bene il numero di posti per gara: una volta raggiunto, nessuno può più iscriversi. Le iscrizioni ti arrivano come richieste; diventano partecipanti solo dopo la tua approvazione. Scrivi nel testo di presentazione quanto costa la giornata, a che ora è la prima partenza, cosa è compreso nella quota e fino a quando ci si può iscrivere. Ti risparmi un pomeriggio di messaggi.

Inserisci l'Handicap Index di ogni partecipante, esattamente com'è aggiornato il giorno della gara. Golfevent non è collegato al database handicap di nessuna federazione: l'Handicap Index arriva dal giocatore stesso, e lo inserisci tu oppure lo indica il partecipante al momento dell'iscrizione. Un handicap plus non è un problema: il campo va da −10 a 54.

Decidi per tempo cosa fare con un giocatore senza Handicap Index. Può partecipare senza problemi, ma senza handicap non riceve colpi: i suoi punti stableford sono lordi, non confrontabili con quelli degli altri, e finisce in fondo alla classifica stableford. La soluzione pulita è farlo giocare fuori classifica, oppure concordare con tutto il gruppo un Handicap Index con cui giocherà.

Fai il sorteggio solo quando la lista dei partecipanti è completa, e manda gli inviti solo dopo. In quest'ordine, il numero del flight e l'orario di partenza sono già nell'invito e non devi mandare correzioni a nessuno. Puoi rifare il sorteggio tutte le volte che vuoi; la suddivisione precedente viene sostituita.

Scegli flight da due, tre o quattro giocatori, e la suddivisione torna: quindici giocatori con un massimo di quattro danno 4-4-4-3, non 4-4-4-2-1. Il sorteggio può essere del tutto casuale, come bigliettini estratti da un cappello, oppure bilanciato per handicap, così che i flight siano di forza simile. Il bilanciamento è piacevole in una giornata aziendale in cui le persone devono conoscersi; il sorteggio puro è adatto a un campionato sociale in cui nessuno deve sembrare favorito. Poi scegli la partenza dalla buca 1 con un intervallo in minuti, oppure una partenza shotgun. Flight per flight, l'orario o la buca di partenza resta modificabile.

Ogni partecipante riceve il proprio codice partecipante, per e-mail o su WhatsApp. Con quel codice apre il suo cartellino il giorno della gara; non c'è nessuna app da installare. La gara si imposta in italiano, francese, tedesco o nederlandese, e inviti e cartellini seguono quella scelta.

Prenditi due minuti alla prima partenza per spiegarlo: ognuno inserisce le proprie buche sul telefono, funziona anche senza copertura di rete, e dopo il giro consegna il cartellino e lo fa convalidare da un compagno di flight. Chi preferisce può anche tenere lo score di uno o più compagni di flight sul proprio telefono, con il cartellino del flight, e poi convalidare il loro cartellino. Tieni a portata di mano la lista dei codici per chi non trova più l'invito.

• Lo score di una buca va da 1 a 10. Chi alza la palla registra la buca come non terminata; vale zero punti stableford.
• Finché il cartellino non è consegnato, il giocatore corregge da solo i suoi errori. Dopo, solo tu puoi riaprire il cartellino, e la convalida del marcatore decade.
• Il marcatore deve essere un compagno della stessa gara e, se il sorteggio è stato fatto, dello stesso flight. Non può convalidare il proprio cartellino.
• Prima della premiazione scorri la lista: quali cartellini non sono ancora stati consegnati, quali non sono ancora convalidati.

Proprio qui una volta le giornate di golf si inceppavano. Oggi è un'unica schermata in cui vedi, partecipante per partecipante, quante buche sono state inserite e se il cartellino è rientrato e convalidato.

Finché non pubblichi, nessuno vede la classifica, nemmeno la propria posizione. Così la suspense dura fino all'ultimo putt e si evitano discussioni su chi fosse in testa. Controlla prima che tutti i cartellini siano consegnati e convalidati, poi premi pubblica: i risultati sono sul telefono di tutti prima che venga consegnato il primo premio. Puoi anche richiudere i risultati, per esempio se c'è ancora un cartellino da correggere.

I cartellini incompleti finiscono sempre in fondo, anche nello stableford: trenta punti dopo dodici buche non dicono nulla. In caso di parità vince il giocatore con il Playing Handicap più basso, perché ha ricevuto meno aiuto. Utile da sapere quando qualcuno lo chiede alla premiazione.

Condividi ancora una volta il link ai risultati nel gruppo e ringrazia partecipanti, sponsor e circolo. Poi archivia la gara: i risultati restano, gli indirizzi e-mail e i numeri di telefono dei partecipanti vengono cancellati. È anche la risposta chiara alla domanda su che fine fanno quei dati.

Infine annota tre cose per l'anno prossimo: se l'intervallo di partenza era giusto, quanto è durato davvero il giro e cosa è andato storto. Con quella nota, preparare l'edizione successiva ti costerà mezz'ora.