Cómo organizar un torneo de golf, de la primera idea a la entrega de premios

Empieza por la fecha, el campo y la modalidad. Después elige el recorrido y las barras de cada competición. Parece un detalle, pero todo el cálculo se apoya en ello: el Course Rating y el Slope dependen de la combinación de recorrido, barras y caballeros o damas, y de ahí sale el hándicap de campo de cada jugador. Nueve hoyos están muy bien para una tarde de empresa; dieciocho tienen sentido para un campeonato del club o para un día en el que el golf es lo principal.

Stableford o stroke play

En stroke play (medal) cuenta cada golpe, también los del hoyo en el que hiciste ocho. En Stableford sumas puntos hoyo a hoyo, y un hoyo desastroso vale simplemente cero puntos, nada peor. Con un grupo variado, con Handicap Index de 8 a 54, el Stableford es la opción más justa y más divertida: todos siguen en la pelea hasta el final. Y ni siquiera tienes que elegir. Golfevent saca de la misma tarjeta una clasificación stroke play scratch y una clasificación Stableford, así que puedes dar la copa al mejor resultado scratch y el premio del día a quien más puntos haya sumado.

Este es el paso que hay que hacer primero, y el que más se deja para después. Llama al club con tiempo y acuerda cuántas horas de salida tienes, a partir de qué hora y si salís por el tee del 1 o con salida a tiro (shotgun). En la misma llamada, acuerda los green fees y reserva ya la sala para la entrega de premios y la comida.

Después calcula hacia atrás desde el final del día. Un ejemplo con 48 jugadores: son doce partidas de cuatro. Con intervalos de diez minutos, la primera partida sale a las 9:00 y la última a las 10:50. Como referencia, cuenta unas cuatro horas y media para 18 hoyos en partidas de cuatro, y unas cuatro horas en partidas de tres. La última tarjeta llega entonces hacia las 15:20. No pongas la entrega de premios antes de las 16:00, y dale al club exactamente esa hora.

Decide de antemano en qué categorías hay algo que ganar, porque de eso depende cuántos premios tienes que comprar. Golfevent da dos clasificaciones por competición: stroke play scratch y Stableford. Si caballeros y damas juegan competiciones separadas, son cuatro premios principales. Puedes añadir tú un premio a la bola más cercana (nearest the pin) y al drive más largo (longest drive); se marcan con banderas en el campo y se apuntan a mano, porque la app no los gestiona.

Decide también quién entrega los premios y a qué hora, y que la entrega sea breve. Un pequeño premio para todos hace más por el ambiente que un único premio grande. Para el ganador del stroke play scratch puedes añadir una línea propia, por ejemplo que se lleva el trofeo en juego.

Golfevent empieza en modo de prueba. Ahí lo configuras y lo pruebas todo con hasta cuatro jugadores: elegir el campo, hacer el sorteo, rellenar tarjetas. La inscripción en línea a través de tu propia página y la publicación de los resultados no funcionan en modo de prueba.

Para pasar de cuatro jugadores, activas el torneo por 5,00 €, IVA incluido. Es un pago único que vale solo para ese torneo: no por jugador ni por mes. El pago se hace a través de Mollie (tarjeta de crédito, Apple Pay o Google Pay; en los Países Bajos y Bélgica también iDEAL, Bancontact o KBC/CBC), y el torneo queda activo justo después del pago. Hazlo antes de difundir el enlace de inscripción; si no, las primeras inscripciones se encontrarán la puerta cerrada. Consulta también las condiciones generales y el derecho de desistimiento.

Un solo enlace, en el grupo de WhatsApp o en el boletín del club, te ahorra la mayor parte del trabajo. Tu torneo tiene su propia página, con un cartel, una presentación, tus colores y tu logotipo. Debajo está el formulario de inscripción: nombre, competición de caballeros o de damas, Handicap Index, un correo o un teléfono y un comentario.

Fija con cuidado el número de plazas por competición: cuando se llena, nadie más puede inscribirse. Las inscripciones te llegan como solicitudes; solo se convierten en jugadores cuando las apruebas. Pon en la presentación cuánto cuesta el día, a qué hora es la primera salida, qué incluye la inscripción y hasta cuándo se puede uno apuntar. Te ahorra una tarde de mensajes.

Introduce el Handicap Index de cada jugador, tal como esté el día del torneo. Golfevent no está conectado a la base de datos de hándicaps de ninguna federación: el Handicap Index lo da el jugador, y o lo introduces tú o lo indica él al inscribirse. Un hándicap plus no es problema: el campo va de −10 a 54.

Decide a tiempo qué hacer con un jugador que no tiene Handicap Index. Puede jugar sin problema, pero sin hándicap no recibe golpes: sus puntos Stableford son scratch, no comparables con los de los demás, y acaba al final de la clasificación Stableford. La solución limpia es que juegue fuera de competición, o acordar con todo el grupo un Handicap Index con el que jugará.

Haz el sorteo solo cuando la lista de jugadores esté completa, y envía las invitaciones después. En ese orden, el número de partida y la hora de salida ya van en la invitación y no tienes que mandar ninguna corrección. Puedes repetir el sorteo tantas veces como quieras; las partidas anteriores se sustituyen.

Elige partidas de dos, tres o cuatro jugadores, y los números cuadran: quince jugadores con un máximo de cuatro da 4-4-4-3, no 4-4-4-2-1. El sorteo puede ser totalmente al azar, como papelitos de un sombrero, o equilibrado por hándicap, para que las partidas tengan una fuerza parecida. Equilibrar está bien en un día de empresa en el que la gente debe conocerse; un sorteo puro va mejor en un campeonato del club en el que nadie debe parecer favorecido. Después eliges la salida por el tee del 1 con un intervalo en minutos, o la salida a tiro. Partida a partida, aún puedes cambiar la hora de salida o el hoyo de salida.

Cada jugador recibe su propio código de jugador, por correo o por WhatsApp. Con ese código abre su tarjeta el día del torneo; no hay que instalar ninguna app. Cada jugador tiene su propio idioma: lo fijas tú por jugador o lo elige él, y la invitación y la tarjeta siguen esa elección. Hay seis idiomas: español, inglés, neerlandés, francés, alemán e italiano.

Dedica dos minutos en el tee del 1 a explicarlo: cada uno anota sus propios hoyos en el móvil, funciona incluso sin cobertura, y después de la vuelta entrega su tarjeta y la hace validar por un compañero de partida. Quien lo prefiera puede llevar también en su propio móvil el resultado de uno o más compañeros, con la tarjeta de la partida, y validar después sus tarjetas. Ten a mano la lista de códigos para quien ya no encuentre su invitación.

¿Alguien se da de baja justo antes de la salida? Todavía puedes repetir el sorteo el mismo día: quita al jugador y vuelve a sortear, o deja que esa partida salga con un jugador menos.

• El resultado de un hoyo va de 1 a 10. Quien levanta la bola anota el hoyo como no terminado; vale cero puntos Stableford.
• Hasta que entrega la tarjeta, el jugador corrige él mismo sus errores. Después, solo tú puedes reabrir la tarjeta, y la validación del marcador decae.
• El marcador tiene que ser un compañero de la misma competición y, si ya se ha hecho el sorteo, de la misma partida. Nadie puede validar su propia tarjeta.
• Antes de la entrega de premios, repasa la lista: qué tarjetas no se han entregado todavía y cuáles no se han validado.

Justo aquí es donde antes se atascaban los torneos. Ahora es una sola pantalla en la que ves, jugador a jugador, cuántos hoyos se han anotado y si la tarjeta está entregada y validada.

Hasta que publicas, nadie ve la clasificación, ni siquiera su propia posición. Así la emoción dura hasta el último putt y te ahorras discusiones sobre quién iba delante. Comprueba primero que todas las tarjetas están entregadas y validadas, y después pulsa publicar: los resultados están en el móvil de todos antes de que se entregue el primer premio. También puedes volver a ocultar los resultados, por ejemplo si hay que corregir todavía una tarjeta.

Las tarjetas incompletas van siempre al final, también en Stableford: treinta puntos después de doce hoyos no dicen nada. En caso de empate gana el jugador con el hándicap de juego más bajo, porque ha recibido menos golpes. Conviene saberlo cuando alguien lo pregunte en la entrega de premios.

Comparte una vez más el enlace a los resultados en el grupo y da las gracias a los jugadores, a los patrocinadores y al club. Después archiva el torneo: los resultados se quedan, y los correos y teléfonos de los jugadores se eliminan. Esa es también la respuesta clara a la pregunta de qué pasa con esos datos.

Por último, apunta tres cosas para el año que viene: si el intervalo entre salidas era el adecuado, cuánto duró de verdad la vuelta y qué salió mal. Con esa nota, preparar la próxima edición te llevará media hora.