Organiser une compétition de golf, de la première idée à la remise des prix

Commencez par la date, le parcours et la formule de jeu. Choisissez ensuite, par compétition, la boucle et le départ. Cela ressemble à un détail, mais c'est la base de tout le calcul : le course rating et le slope dépendent de la combinaison boucle, repère de départ et catégorie, et c'est de là que découle le handicap de parcours de chaque joueur. Neuf trous conviennent très bien à un après-midi d'entreprise ; dix-huit se justifient pour un championnat de club ou une journée où la compétition est l'essentiel.

Stableford ou stroke play

En stroke play, tous les coups comptent, y compris ceux du trou où il en a fallu huit. En stableford, vous marquez des points par trou et un trou catastrophe ne rapporte que zéro point, rien de plus. Avec un plateau mélangé, d'index 8 à 54, le stableford est le choix le plus juste et le plus convivial : tout le monde reste en course jusqu'au bout. Il n'est d'ailleurs pas nécessaire de trancher. Golfevent tire de la même carte un classement brut en stroke play et un classement stableford ; vous pouvez donc remettre la coupe au meilleur score brut et le prix du jour au plus grand nombre de points.

C'est l'étape la plus précoce, et celle qu'on laisse le plus souvent traîner. Appelez le club longtemps à l'avance et fixez le nombre de départs que vous obtenez, à partir de quelle heure, et s'il s'agit d'un départ au trou 1 ou d'un shotgun. Profitez du même appel pour convenir des green fees et réserver dans la foulée la salle de la remise des prix et la restauration.

Calculez ensuite à rebours depuis la fin de la journée. Un exemple avec 48 participants : cela fait douze parties de quatre. Avec un intervalle de dix minutes, la première part à 09:00 et la dernière à 10:50. À titre indicatif, comptez environ quatre heures et demie pour 18 trous en quatre-balles, et quelque quatre heures en trois-balles. La dernière carte rentre donc vers 15:20. Ne placez pas la remise des prix avant 16:00, et annoncez cette heure telle quelle au club.

Décidez à l'avance dans quelles catégories il y a quelque chose à gagner, car cela détermine le nombre de prix à acheter. Golfevent établit deux classements par compétition : le brut en stroke play et le stableford. Si messieurs et dames jouent des compétitions distinctes, cela fait quatre prix principaux. Vous pouvez y ajouter vous-même un nearest to the pin et un longest drive ; ceux-là se marquent avec des fanions sur le parcours et se notent à la main, car l'application ne les suit pas.

Convenez aussi de qui remet les prix et à quelle heure, et faites court. Un petit prix de participation pour tout le monde fait davantage pour l'ambiance qu'un seul gros lot. Pour le vainqueur du brut en stroke play, vous pouvez ajouter votre propre phrase, par exemple qu'il remporte le challenge.

Golfevent démarre en mode d'essai. Vous y réglez tout et vous essayez tout avec quatre participants au maximum : choisir le parcours, faire le tirage au sort, remplir des cartes. Ce qui ne fonctionne pas en mode d'essai, c'est l'inscription en ligne via votre page et la publication des résultats.

Pour dépasser quatre participants, vous activez la compétition pour 5,00 €, TVA comprise. C'est un paiement unique, valable pour cette seule compétition, ni par joueur ni par mois. Le paiement passe par Mollie : iDEAL, Bancontact, KBC/CBC, carte bancaire, Apple Pay ou Google Pay, et la compétition est activée immédiatement après. Faites-le avant de diffuser le lien d'inscription, sinon les premiers inscrits se heurtent à une porte fermée. Voir aussi les conditions générales et le droit de rétractation.

Un seul lien, placé dans le groupe WhatsApp ou dans la newsletter, vous épargne le gros du travail de la journée. Votre compétition dispose de sa propre page, avec un flyer, un texte d'introduction, vos couleurs et votre logo. En dessous se trouve le formulaire d'inscription : nom, compétition messieurs ou dames, index, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone et une remarque.

Réglez correctement le nombre de places par compétition : une fois ce nombre atteint, plus personne ne peut s'inscrire. Les inscriptions vous parviennent sous forme de demandes ; ce n'est qu'après votre accord qu'elles deviennent des participants. Indiquez dans le texte d'introduction ce que coûte la journée, l'heure du premier départ, ce que le tarif comprend et jusqu'à quand on peut s'inscrire. Cela vous évite un après-midi de messages.

Saisissez l'index de chaque participant, exactement tel qu'il figure sur sa licence fédérale. Golfevent n'est connecté à la base de données de handicaps d'aucune fédération : l'index vient donc du joueur lui-même, et c'est vous qui le saisissez ou le participant qui l'indique lors de son inscription. Un handicap plus ne pose aucun problème, le champ va de −10 à 54.

Convenez à temps de ce que vous faites d'un joueur sans index. Il peut très bien participer, mais sans index il ne reçoit aucun coup : ses points stableford sont bruts, incomparables avec ceux des autres, et il se retrouve en bas du classement stableford. La solution propre est de le faire jouer hors classement, ou de convenir avec tout le groupe d'un index avec lequel il jouera.

Ne faites le tirage au sort qu'une fois la liste des participants complète, et n'invitez qu'ensuite. Dans cet ordre, le numéro de partie et l'heure de départ figurent d'emblée dans l'invitation et vous n'avez de correction à envoyer à personne. Vous pouvez refaire le tirage autant de fois que vous le voulez ; la répartition précédente est alors remplacée.

Vous choisissez des parties de deux, trois ou quatre joueurs, et la répartition tombe juste : quinze joueurs avec quatre au maximum donnent 4-4-4-3, et non 4-4-4-2-1. Le tirage peut être purement aléatoire, comme des papiers tirés d'un chapeau, ou équilibré selon le handicap, pour que les parties soient de force comparable. L'équilibrage est agréable lors d'une journée d'entreprise où les gens doivent faire connaissance ; le tirage pur convient à un championnat de club où personne ne doit paraître avantagé. Vous choisissez ensuite un départ au trou 1 avec un intervalle en minutes, ou un départ en shotgun. Partie par partie, l'heure ou le trou de départ reste ajustable.

Chaque participant reçoit son propre code participant, par e-mail ou via WhatsApp. C'est avec ce code qu'il ouvre sa carte le jour même ; aucune application à installer. La compétition se règle en néerlandais, en français ou en allemand, et les invitations et les cartes de score suivent ce choix.

Prenez deux minutes au premier départ pour l'expliquer : chacun saisit ses propres trous sur son téléphone, cela fonctionne aussi sans réseau, et après le tour on rend la carte et on la fait valider par un partenaire de jeu. Gardez la liste des codes sous la main pour ceux qui ne retrouvent plus leur invitation.

• Un score par trou va de 1 à 10. Qui abandonne le trou l'enregistre comme abandonné ; cela donne zéro point stableford.
• Tant que la carte n'est pas rendue, le joueur corrige lui-même ses erreurs. Ensuite, vous seul pouvez rouvrir la carte, et la validation du marqueur tombe.
• Le marqueur doit être un partenaire de la même compétition et, si le tirage au sort a eu lieu, de la même partie. Il ne peut pas valider sa propre carte.
• Avant la remise des prix, parcourez la liste : quelles cartes ne sont pas encore rendues, lesquelles ne sont pas encore validées.

C'est précisément là que les journées de golf se bloquaient autrefois. Aujourd'hui, c'est un seul écran où vous voyez, participant par participant, combien de trous sont saisis et si la carte est rentrée et validée.

Tant que vous n'avez pas publié, personne ne voit le classement, pas même sa propre position. Le suspense dure ainsi jusqu'au dernier putt et on évite les discussions sur qui était en tête. Vérifiez d'abord que toutes les cartes sont rendues et validées, puis appuyez sur publier : les résultats sont sur le téléphone de chacun avant que le premier prix ne soit remis. Vous pouvez aussi refermer les résultats, par exemple s'il reste une carte à corriger.

Les cartes incomplètes figurent toujours en bas, même en stableford : trente points après douze trous ne veulent rien dire. En cas d'égalité, c'est le joueur au handicap de jeu le plus bas qui l'emporte, puisqu'il a reçu moins d'aide. Bon à savoir quand quelqu'un pose la question à la remise des prix.

Partagez encore une fois le lien vers les résultats dans le groupe et remerciez les participants, les sponsors et le club. Archivez ensuite la compétition : les résultats sont conservés, les adresses e-mail et les numéros de téléphone des participants sont effacés. C'est du même coup la réponse nette à la question de savoir ce que deviennent ces données.

Notez enfin trois choses pour l'an prochain : si l'intervalle de départ était le bon, combien de temps le tour a réellement duré et ce qui s'est mal passé. Avec cette note, la préparation de l'an prochain vous prendra une demi-heure.