Een golfdag organiseren, van eerste idee tot prijsuitreiking

Begin met de datum, de baan en de wedstrijdvorm. Kies daarna per wedstrijd de lus en de tee. Dat lijkt een detail, maar het is de basis van al het rekenwerk: course rating en slope hangen aan de combinatie van lus, tee en geslacht, en daaruit volgt de baanhandicap van iedere speler. Negen holes is een prima formule voor een bedrijfsmiddag; achttien hoort bij een clubkampioenschap of een dag waarop de wedstrijd de hoofdzaak is.

Stableford of strokeplay

Bij strokeplay tellen alle slagen mee, ook de hole waar iemand er acht nodig had. Bij stableford krijg je punten per hole en levert een rampenhole nul punten op, meer niet. Met een gemengd veld, van handicap 8 tot 54, is stableford de eerlijkste en de gezelligste keuze: iedereen blijft tot het eind meedoen. Kiezen hoeft overigens niet. Golfevent rekent uit dezelfde kaart een bruto strokeplayklassement en een stablefordklassement, dus je kunt de beker aan de laagste bruto score geven en de dagprijs aan de meeste punten.

Dit is de stap die het vroegst moet gebeuren en het vaakst blijft liggen. Bel de club ruim van tevoren en leg vast hoeveel startplekken je krijgt, vanaf hoe laat, en of dat een start vanaf hole 1 wordt of een shotgun. Spreek in hetzelfde gesprek de greenfees af en reserveer meteen de ruimte voor de prijsuitreiking en de catering.

Reken daarna terug vanaf het einde van de dag. Een voorbeeld met 48 deelnemers: dat zijn twaalf flights van vier. Bij een interval van tien minuten start de eerste flight om 09:00 en de laatste om 10:50. Voor 18 holes in een viertal kun je op ongeveer vierenhalf uur rekenen, in een driebal op zo'n vier uur. De laatste kaart komt dus rond 15:20 binnen. Zet de prijsuitreiking niet vóór 16:00, en zeg dat tijdstip ook zo tegen de club.

Bepaal vooraf in welke categorieën er iets te winnen valt, want dat bepaalt hoeveel prijzen je inkoopt. Golfevent maakt per wedstrijd twee klassementen: bruto strokeplay en stableford. Spelen heren en dames als aparte wedstrijden, dan zijn dat vier hoofdprijzen. Daar kun je zelf nog een neary en een longest drive bij doen; die zet je met vlaggetjes op de baan en noteer je met de hand, want de app houdt ze niet bij.

Spreek ook af wie uitreikt en hoe laat, en houd het kort. Een deelnemersprijsje voor iedereen doet meer voor de sfeer dan één dure hoofdprijs. Bij de winnaar van de bruto strokeplay kun je een eigen zin zetten, bijvoorbeeld dat hij de wisselbeker wint.

Golfevent begint in de proefstand. Daarin stel je alles in en probeer je alles uit met maximaal vier deelnemers: baan kiezen, loten, kaarten invullen. Wat in de proefstand niet werkt, is zelfaanmelding via je eigen pagina en het publiceren van de uitslag.

Wil je meer dan vier deelnemers, dan geef je de wedstrijd vrij voor € 5,00 inclusief btw. Dat is eenmalig en geldt voor die ene wedstrijd, niet per speler en niet per maand. Betalen gaat via Mollie met iDEAL, Bancontact, KBC/CBC, creditcard, Apple Pay of Google Pay, en de wedstrijd is er direct na de betaling uit. Doe dit voordat je de aanmeldlink rondstuurt, anders lopen de eerste aanmeldingen tegen een gesloten deur. Zie ook de algemene voorwaarden en de regeling voor herroeping.

Eén link die je in de appgroep of de nieuwsbrief zet, scheelt je het meeste werk van de hele dag. Je wedstrijd krijgt een eigen pagina met een flyer, een introtekst, eigen kleuren en een eigen logo. Daaronder staat het aanmeldformulier: naam, heren- of dameswedstrijd, handicap index, een e-mailadres of telefoonnummer en een opmerking.

Zet het aantal startplekken per wedstrijd goed: is dat aantal vol, dan kan niemand zich meer aanmelden. Aanmeldingen komen bij jou binnen als verzoek; pas als je goedkeurt, wordt het een deelnemer. Schrijf in de introtekst wat de dag kost, hoe laat de eerste start is, wat er bij de prijs zit en tot wanneer men zich kan aanmelden. Dat scheelt een middag appverkeer.

Vul bij iedereen de handicap index in, precies zoals die op de digitale NGF-pas staat. Golfevent haalt niets op uit GOLF.NL, want de NGF geeft alleen gecertificeerde leveranciers toegang tot de centrale database; de index komt dus van de speler zelf. Een plushandicap kan gewoon, het veld loopt van −10 tot 54.

Spreek op tijd af wat je doet met iemand zonder handicap index. Meespelen kan prima, maar zonder index krijgt zo'n speler geen slagen mee: zijn stablefordpunten zijn dan bruto en niet te vergelijken met de rest, en hij komt onder in het stablefordklassement te staan. De nette oplossing is hem buiten mededinging mee te laten lopen, of met de hele groep een index af te spreken waarmee hij speelt.

Loot pas als de deelnemerslijst compleet is, en nodig daarna pas uit. In die volgorde staan het flightnummer en de starttijd meteen in de uitnodiging, en hoef je niemand achteraf een correctie te sturen. Opnieuw loten mag zo vaak je wilt; de vorige indeling vervalt dan.

Je kiest flights van twee, drie of vier, en de verdeling gaat netjes op: vijftien spelers bij maximaal vier per flight wordt 4-4-4-3, niet 4-4-4-2-1. Loten kan puur willekeurig, als briefjes uit een pet, of gebalanceerd op handicap, zodat de flights ongeveer even sterk zijn. Gebalanceerd is prettig bij een bedrijfsdag waar mensen elkaar moeten leren kennen; puur loten hoort bij een clubkampioenschap waar niemand voorgetrokken mag lijken. Daarna kies je een start vanaf hole 1 met een interval in minuten, of een shotgun. Per flight kun je de starttijd of de starthole nog bijstellen.

Iedere deelnemer krijgt zijn eigen code, per mail of via WhatsApp. Daarmee opent hij op de dag zijn kaart; een app installeren hoeft niet. Speelt er een buitenlandse gast mee, dan kan de uitnodiging in het Frans of Duits.

Neem bij de eerste tee twee minuten om het uit te leggen: iedereen vult zijn eigen holes in op zijn telefoon, dat werkt ook zonder bereik, en na de ronde lever je de kaart in en laat je hem bevestigen door een medespeler. Houd de lijst met codes bij de hand voor wie zijn uitnodiging niet meer kan vinden.

• Een score per hole loopt van 1 tot en met 10. Wie de hole opgeeft, legt hem vast als opgegeven; dat levert nul stablefordpunten op.
• Zolang de kaart niet is ingeleverd, verbetert de speler zelf een vergissing. Daarna kan alleen jij de kaart heropenen, en vervalt de bevestiging van de marker.
• De marker moet een medespeler uit dezelfde wedstrijd zijn en, als er geloot is, uit dezelfde flight. Zijn eigen kaart kan hij niet bevestigen.
• Loop vóór de prijsuitreiking de lijst na: welke kaarten zijn nog niet ingeleverd, welke nog niet bevestigd.

Dat laatste is het moment waarop een golfdag vroeger vastliep. Nu is het één scherm waarop je per deelnemer ziet hoeveel holes er zijn ingevuld en of de kaart binnen en bevestigd is.

Tot je publiceert, ziet niemand het klassement, ook zijn eigen positie niet. Dat houdt het spannend tot de laatste put en voorkomt gedoe over wie er voor stond. Controleer eerst of alle kaarten zijn ingeleverd en bevestigd, en druk dan op publiceren; de uitslag staat op ieders telefoon voordat de eerste prijs is uitgereikt. Weer sluiten kan ook, bijvoorbeeld als er nog een kaart hersteld moet worden.

Onvolledige kaarten staan altijd onderaan, ook bij stableford: dertig punten na twaalf holes zegt niets. Bij een gelijke stand wint de speler met de laagste speelhandicap, want die had minder hulp nodig. Handig om te weten als iemand bij de prijsuitreiking vraagt hoe het zit.

Deel de link naar de uitslag nog één keer in de groep en bedank de deelnemers, de sponsors en de club. Archiveer de wedstrijd daarna: de uitslag blijft bewaard, de e-mailadressen en telefoonnummers van de deelnemers worden gewist. Dat is meteen het nette antwoord op de vraag wat er met die gegevens gebeurt.

Schrijf tot slot drie dingen op voor volgend jaar: of het startinterval klopte, hoe lang de ronde echt duurde en wat er misging. Met die notitie ben je volgend jaar in een half uur klaar met de voorbereiding.